Fakturera utländska kunder: guide för frilansare

Allt fler frilansare i Sverige utför uppdrag åt kunder i andra länder. Oavsett om din kund sitter i Berlin, London eller New York kan du fakturera dem via Paidin. Du behöver inte starta eget företag, hantera utländsk moms eller hålla koll på valutakurser. Paidin skapar fakturan, skickar den till kunden, tar emot betalningen och betalar ut din lön i svenska kronor. I den här guiden går vi igenom hur det fungerar i praktiken.

Paidin hanterar utlandsfakturering

När du har ett uppdrag åt en utländsk kund skapar du en faktura i Paidins system precis som vanligt. Du anger kundens uppgifter, vad uppdraget gäller och i vilken valuta fakturan ska ställas ut. Paidin stöder fakturering i EUR och USD utöver svenska kronor.

Paidin är din arbetsgivare och det är Paidin som formellt ställer ut fakturan till din kund. Det innebär att din kund betalar till Paidins bankkonto. När betalningen kommit in omvandlar Paidin beloppet till svenska kronor och betalar ut din lön efter avdrag för skatt, arbetsgivaravgifter och Paidins serviceavgift. Du får en lönespecifikation som visar hur fakturabeloppet har fördelats.

Det som gör Paidin särskilt användbart vid utlandsfakturering är att du slipper alla administrativa steg som annars krävs. Du behöver inte registrera dig för moms i andra länder, inte ta reda på vilka skatteregler som gäller i kundens hemland och inte hantera valutakonton. Paidin tar hand om allt detta.

Moms vid fakturering till utlandet

Momsreglerna skiljer sig beroende på om din kund är ett företag eller en privatperson, och om kunden finns inom EU eller utanför EU. Paidin ser till att rätt momsregler tillämpas på varje faktura, men det är bra att förstå grunderna.

Företagskunder inom EU

När du fakturerar ett företag i ett annat EU-land gäller omvänd skattskyldighet. Det betyder att ingen svensk moms läggs på fakturan. Istället ansvarar köparen för att redovisa momsen i sitt eget land. Fakturan märks med texten "Reverse charge" och kundens VAT-nummer anges på fakturan. Kontrollera gärna själv att numret stämmer med kunden, det går att slå upp i EU:s VIES-tjänst.

Omvänd skattskyldighet gäller för de flesta tjänster som säljs mellan företag inom EU. Regeln finns för att förenkla handeln och undvika att frilansare behöver momsregistrera sig i varje EU-land där de har kunder. Paidin hanterar hela denna process automatiskt.

Kunder utanför EU

Vid fakturering till företag utanför EU, exempelvis i USA, Kanada, Australien eller andra länder, gäller inte svensk moms. Fakturan ställs ut utan moms. Det spelar ingen roll om kunden är ett företag eller en organisation. Paidin sätter momsen till noll och anger korrekt referens på fakturan.

Den här regeln gör det enkelt att arbeta med kunder i exempelvis Nordamerika eller Asien. Du fakturerar via Paidin i den valuta kunden föredrar och behöver inte fundera på momsfrågor.

Privatpersoner inom EU

Om din kund är en privatperson i ett annat EU-land gäller vanligtvis svensk moms. Det beror på att tjänsten anses omsatt i Sverige när köparen inte är ett företag. Paidin lägger då till 25% moms (eller den reducerade sats som gäller för din typ av tjänst) och redovisar momsen till Skatteverket.

Det finns undantag för vissa typer av tjänster, till exempel elektroniska tjänster som säljs till privatpersoner i andra EU-länder. Kontakta Paidin om du är osäker på vilken momssats som gäller för ditt specifika uppdrag.

Valuta och växelkurs

Paidin kan ställa ut fakturor i EUR och USD. Din kund betalar fakturan i den valuta som anges, och Paidin tar emot betalningen. När pengarna har kommit in växlar Paidin beloppet till svenska kronor. Din lön betalas alltid ut i SEK, oavsett vilken valuta fakturan var ställd i.

Växelkursen som används är den kurs som gäller på betalningsdagen, alltså den dag kundens betalning registreras hos Paidin. Det innebär att det slutliga kronbeloppet kan skilja sig något från vad det var värt när fakturan skapades. Om kronan har försvagats mot fakturans valuta får du ett något högre belopp i SEK, och om kronan har förstärkts blir beloppet något lägre.

I praktiken är valutaskillnaderna sällan stora vid kortare betalningstider. Paidin anger förfallodatum på fakturan, normalt 30 dagar, vilket begränsar hur mycket kursen hinner röra sig. Du kan följa dina fakturor och betalningar i Paidins system och ser där exakt vilken kurs som tillämpats.

Vad din utländska kund behöver veta

Din kund behöver inte göra något annorlunda jämfört med att betala vilken annan faktura som helst. Paidin skickar en professionell faktura med all information som krävs: fakturabelopp, valuta, bankuppgifter, momsreferens och betalningsvillkor. Fakturan kan skickas via e-post som PDF.

Kunden betalar till Paidins bankkonto. Vid betalningar från utlandet anger kunden Paidins IBAN-nummer och BIC/SWIFT-kod, som står tydligt på fakturan. Betalningen hanteras som en vanlig internationell banköverföring.

Om din kund är ett företag inom EU behöver de ange sitt VAT-nummer så att omvänd skattskyldighet kan tillämpas. Paidin frågar efter detta när du skapar fakturan, och det framgår tydligt av fakturan att köparen ansvarar för momsen i sitt land.

Vanliga frågor

Kan jag fakturera i vilken valuta som helst?

Paidin stöder EUR och USD för internationell fakturering. Om din kund vill betala i en annan valuta, kontakta Paidin så undersöker vi möjligheten. Oavsett vilken valuta fakturan ställs ut i betalas din lön alltid ut i SEK.

Vem bär risken om växelkursen ändras?

Paidin växlar beloppet till SEK den dag betalningen registreras. Det betyder att det slutliga kronbeloppet beror på kursen just den dagen. Vid normala betalningstider (30 dagar) är kursrörelserna vanligtvis små. Du ser det exakta beloppet i SEK på din lönespecifikation.

Behöver jag veta vilka momsregler som gäller i kundens land?

Nej. Paidin tillämpar rätt momsregler baserat på kundens land och typ (företag eller privatperson). Du behöver bara ange korrekt information om kunden när du skapar fakturan. Paidin tar hand om resten, inklusive eventuell omvänd skattskyldighet.