Utlägg och milersättning som egenanställd: så fungerar avdragen 2026

Som egenanställd kan du dra av kostnader du haft för ett uppdrag och få tillbaka hela beloppet. Det kräver två saker: att du fakturerar kunden för kostnaden och att du skickar in kvittot till Paidin. Gör du bara det ena får du inte tillbaka allt. Det finns tre sorters avdrag: utlägg mot kvitto, milersättning på 25 kronor per mil för resor i tjänsten med egen bil, och traktamente vid övernattning. Paidin har hanterat avdrag sedan starten, alltså i mer än tio år, och kraven är desamma som Skatteverket ställer på vilken arbetsgivare som helst.

Två steg krävs för att få tillbaka hela utlägget

Det här är den viktigaste punkten i hela guiden, och den som avgör om du får tillbaka hela din utlagda kostnad eller bara en del av den. Det räcker inte att skicka in kvittot. Två saker måste göras, och de hänger ihop:

1. Fakturera kunden för beloppet på kvittot, som en rad på fakturan.
2. Skicka in kvittot till Paidin som ett avdrag.

Så fungerar det: den kostnad du tar upp på fakturan höjer fakturabeloppet, och på den höjningen beräknas arbetsgivaravgift och preliminärskatt precis som på allt annat du fakturerar. När du sedan skickar in kvittot gör Paidin ett avdrag som minskar arbetsgivaravgiften och skatten med lika mycket. De två tar ut varandra, och kvar blir hela utlägget till dig.

Om du inte fakturerar kunden för utlägget

Skickar du in kvittot utan att ha fakturerat kunden för beloppet finns ingen höjning på fakturan som avdraget kan ta ut. Du får då bara den ena halvan av effekten: arbetsgivaravgiften och skatten minskar, vilket ger dig en högre nettolön än du annars hade fått, men inte hela det utlagda beloppet tillbaka.

Mellanskillnaden har du i praktiken betalat själv, ur den lön uppdraget gav.

Det är ibland ett medvetet val, till exempel när en kostnad ingår i ett avtalat fast pris. Men det ska vara ett val, inte något som händer för att kostnaden glömdes bort på fakturan.

De tre avdragen

Utöver dessa kan du ladda upp betalningsunderlag, alltså dokument som styrker något utan att vara ett avdrag i sig.

Utlägg: vad som godkänns

Ett utlägg ska vara direkt kopplat till det arbete du fakturerar för, och hela utlägget ska förbrukas under uppdraget. Det är den regeln som avgör de flesta gränsfall.

Krav på kvittot:

• Kvitto på inköpet krävs alltid.
• Datumet på kvittot ska ligga inom den period du fakturerar för.
• Momsen ska framgå tydligt på kvittot.
• Datum framåt i tiden går inte att registrera, systemet stoppar det.

Det här godkänns inte:

• Utbildningar, böcker och annat som går att använda efter att uppdraget är slut.
• Förbrukningsvaror där bara en del förbrukas i uppdraget.
• Datorer, mobiltelefoner, bilar och annan utrustning.
• Representation, dryck, förtäring och presenter.

Den gemensamma nämnaren är att kostnaden ska försvinna in i uppdraget. En kartong skruv som går åt på jobbet är ett utlägg. En skruvdragare som du har kvar efteråt är en investering i din egen verksamhet, och den hanteras inte som ett utlägg.

Köper du något mot faktura i stället för mot kvitto ska fakturan vara ställd till Paidin Finans AB, men betald av dig innan den skickas in.

Fakturera kostnaden till kunden

För att få tillbaka hela beloppet ska du ta upp kostnaden på fakturan till kunden och skicka kvittot till Paidin. Lägg in beloppet exklusive moms som à-pris och välj den momssats som gäller för kostnaden. Har du lagt ut 1 000 kronor varav 200 kronor är moms skriver du alltså in 800 kronor och väljer 25 procent, så blir raden 1 000 kronor för kunden.

Kunden ska inte ha kvittot och får inte göra avdrag för det: kvittot hör till Paidin, eftersom det är Paidin som betalar ut ersättningen till dig.

Utläggen får inte överstiga halva fakturan

Summan av utläggen på en faktura kan inte överstiga halva fakturaradernas värde exklusive moms. En faktura på 20 000 kronor rymmer alltså högst 10 000 kronor i utlägg.

Regeln finns för att en faktura ska vara ersättning för utfört arbete, inte i huvudsak vidarefakturerade inköp. Ligger du nära gränsen är det oftast ett tecken på att materialet borde faktureras av den som säljer det, eller att arvodet är satt för lågt.

Milersättning: 25 kronor per mil

Kör du egen bil i tjänsten ersätts du med 25 kronor per mil skattefritt, vilket är Skatteverkets schablon för 2026. Ersättningen kräver en komplett körjournal.

Skillnaden mellan arbetsresa och tjänsteresa

Det här är den vanligaste missuppfattningen, och den kostar pengar åt båda hållen om den blir fel:

• Resan hemifrån till kunden är en arbetsresa. Den ger ingen milersättning. Den hanterar du i stället själv i din privata deklaration, på samma sätt som alla andra som pendlar till ett jobb.
• Resan från arbetsplatsen till en annan plats under arbetsdagen är en tjänsteresa. Den ger milersättning.

Kör du mellan två uppdrag samma dag är den sträckan alltså ersättningsgrund, medan sträckan hemifrån till dagens första uppdrag inte är det.

Körjournalen

Körjournalen ska vara komplett för att ersättningen ska betalas ut. Det innebär datum, syfte med resan, start- och slutadress samt mätarställning eller antal kilometer. Paidin har en mall för körjournal och en mall för reseräkning att ladda ner.

En körjournal som fylls i i efterhand, på minnet, håller sällan vid en granskning. Skriv in resan samma dag.

Utlägg på en ROT- eller RUT-faktura

Arbetar du med ROT eller RUT är uppdelningen på fakturan viktigare än annars, och av två skäl som är lätta att blanda ihop.

Skattereduktionen räknas bara på arbetskostnaden. Material, maskinhyra och resor ger inget rot- eller rutavdrag, hur de än redovisas. Fakturerar du 25 000 kronor i arbete och 15 000 i material räknas avdraget på 25 000.

Materialet kan ändå vara ett utlägg för dig. Har du köpt material som förbrukas i jobbet, betalat det själv och har kvitto med tydlig moms, gäller vanliga utläggsregler: du fakturerar kunden kostnaden och får beloppet utbetalt skattefritt när avdraget godkänns.

De två sakerna gäller alltså samtidigt: kunden får inget avdrag på materialet, medan du får ersättning för det utan skatt.

Lägg därför arbete och material på egna rader, och markera varje rad som Arbete eller Material när du skapar fakturan. Rutan visas så fort du valt ROT, RUT eller grön teknik. Bara arbetsraderna räknas in i skattereduktionen.

Reglerna för själva skattereduktionen, inklusive 2026 års procentsatser och tak, står i guiden om ROT och RUT som egenanställd.

Traktamente vid övernattning

Reser du i tjänsten och övernattar mer än fem mil hemifrån har du rätt till traktamente. För 2026 är schablonbeloppet 300 kronor per hel dag och 150 kronor per halv dag inrikes. Traktamentet täcker ökade kostnader för mat och småutgifter, inte själva boendet: hotellet hanteras separat som ett utlägg.

Detaljerna, inklusive vad som gäller vid utrikes resa och när fri kost minskar beloppet, står i guiden om traktamente vid frilansuppdrag.

När underlagen måste vara inne

Tre regler avgör om avdraget hinner med, och de är hårdare än många väntar sig:

1. Underlaget ska vara hos Paidin före löneutbetalningen. Avdragen gås igenom i samband med att lönen räknas fram.
2. Avdrag kan inte hanteras retroaktivt. Ett kvitto som kommer in efter att lönen betalats ut går inte att lägga till i efterhand.
3. Avdrag kan inte flyttas mellan fakturor. Varje avdrag hör till den faktura och det uppdrag det gäller, enligt Skatteverkets regler.

Det praktiska rådet är därför enkelt: ladda upp underlagen i samma stund som du skapar eller skickar fakturan, inte när lönen närmar sig. Underlagen laddas upp i utläggsavsnittet på fakturasidan, aldrig till kunden.

Vanliga frågor

Hur mycket får jag tillbaka på ett godkänt utlägg?

Hela det utlagda beloppet, förutsatt att du både fakturerat kunden för det och skickat in kvittot. Gör du bara det ena får du inte tillbaka allt, se avsnittet överst i guiden.

Kan jag få milersättning för resan hemifrån till kunden?

Nej. Den räknas som en arbetsresa och hanteras i din privata deklaration. Milersättning gäller resor från arbetsplatsen till en annan plats under arbetsdagen.

Vad händer om jag glömmer skicka in kvittot?

Har du fakturerat kunden för kostnaden behandlas beloppet som vanlig lön, alltså med arbetsgivaravgift och preliminärskatt avdragen. Avdraget går inte att lägga till i efterhand, och inte heller att flytta till en senare faktura.

Får jag dra av en dator eller ett verktyg jag köpt?

Nej. Utrustning som du har kvar efter uppdraget godkänns inte som utlägg, eftersom kravet är att hela utlägget förbrukas under arbetets gång.

Hur mycket utlägg får jag ha på en faktura?

Högst hälften av fakturaradernas värde exklusive moms. På en faktura om 20 000 kronor är taket alltså 10 000 kronor.

Ska kunden ha kvittot?

Nej. Kvittot skickas till Paidin, inte till kunden, och kunden gör inget avdrag för det. Du tar upp kostnaden som en vanlig rad på fakturan: beloppet exklusive moms som à-pris, och rätt momssats vald.

Får kunden rotavdrag på material jag lagt ut för?

Nej. Rot och rut räknas bara på arbetskostnaden. Materialet kan däremot vara ett utlägg för dig, vilket betyder att du får ersättning för det utan skatt även om kunden inte får något avdrag på det.

Behöver jag momsregistrera mig för att fakturera utlägg?

Nej. Paidin är arbetsgivare och hanterar momsen. Du behöver varken F-skatt eller momsregistrering, vilket är hela poängen med att fakturera utan eget företag.